Perjanjian Jasa di Indonesia: Klausul Penting dan Risiko yang Harus Diperiksa

Perjanjian jasa mengatur hubungan antara penyedia jasa dan pengguna jasa. Dokumen ini seharusnya menjelaskan apa yang harus dikerjakan, hasil yang diharapkan, jangka waktu pelaksanaan, pembayaran, tanggung jawab, serta kondisi ketika hubungan kontraktual dapat diakhiri.

Risiko tidak hanya muncul ketika para pihak tidak memiliki kontrak tertulis. Masalah juga dapat terjadi ketika perjanjian sudah ditandatangani, tetapi ruang lingkup jasa terlalu umum, standar hasil kerja tidak dapat diukur, jadwal pembayaran tidak dikaitkan dengan pencapaian tertentu, atau tanggung jawab salah satu pihak tidak dibatasi dengan jelas.

Perjanjian yang disusun secara tepat membantu para pihak memahami kewajibannya sejak awal, mengurangi perbedaan interpretasi, dan menyediakan mekanisme yang dapat digunakan apabila pekerjaan terlambat, hasilnya tidak sesuai, pembayaran tidak dilakukan, atau kerja sama harus dihentikan.

Karena kebutuhan setiap transaksi berbeda, perjanjian jasa sebaiknya disesuaikan dengan jenis layanan, nilai transaksi, durasi pekerjaan, risiko komersial, dan posisi masing-masing pihak.

Isi perjanjian jasa harus mencerminkan bagaimana layanan akan diberikan dalam praktik. Nama dokumen atau penggunaan template tertentu tidak cukup apabila kewajiban, hasil pekerjaan, dan pembagian risiko antara para pihak belum dijelaskan secara tepat.

Beberapa bagian memerlukan perhatian khusus karena secara langsung memengaruhi kualitas pekerjaan, total biaya, kepemilikan hasil, tanggung jawab, dan kemampuan para pihak untuk mengakhiri hubungan kontraktual. Enam area berikut dapat digunakan sebagai kerangka awal untuk memeriksa perjanjian jasa sebelum ditandatangani.

Perjanjian harus mencantumkan identitas para pihak secara lengkap dan sesuai dengan dokumen resmi. Untuk individu, informasi tersebut dapat mencakup nama, alamat, nomor identitas, dan kewarganegaraan. Untuk perusahaan, kontrak sebaiknya menggunakan nama badan hukum, alamat terdaftar, serta data perusahaan yang benar.

Jika salah satu pihak adalah perusahaan, perlu diperiksa siapa yang menandatangani perjanjian dan atas dasar apa orang tersebut berwenang mewakili perusahaan. Kewenangan dapat berasal dari jabatannya, anggaran dasar, keputusan perusahaan, atau surat kuasa yang berlaku.

Jabatan seseorang di dalam perusahaan tidak selalu berarti bahwa ia dapat menandatangani setiap jenis transaksi tanpa batasan. Anggaran dasar atau persetujuan internal dapat menetapkan pembagian kewenangan, kewajiban memperoleh persetujuan, atau cara perusahaan harus diwakili.

Kesalahan nama perusahaan, penggunaan data yang sudah tidak berlaku, atau tanda tangan dari pihak yang tidak memiliki kewenangan dapat menimbulkan masalah ketika kewajiban harus dilaksanakan, pembayaran ditagih, atau perjanjian digunakan dalam suatu sengketa. Karena itu, identitas dan kewenangan penandatangan sebaiknya diverifikasi sebelum kontrak ditandatangani.

Ruang lingkup harus menjelaskan secara spesifik layanan yang wajib diberikan oleh penyedia jasa. Istilah umum seperti “konsultasi”, “pengelolaan”, “pemasaran”, atau “dukungan proyek” dapat menimbulkan perbedaan interpretasi apabila tidak disertai uraian pekerjaan yang lebih terperinci.

Kontrak sebaiknya membedakan antara kegiatan yang dilakukan dan hasil yang harus diserahkan. Hasil pekerjaan dapat berupa laporan, desain, dokumen, rekomendasi, materi pemasaran, perangkat lunak, data, atau bentuk deliverable lainnya. Format, jumlah, spesifikasi, dan cara penyerahannya perlu ditentukan apabila hal tersebut penting bagi pengguna jasa.

Batas ruang lingkup juga perlu dijelaskan. Para pihak sebaiknya memahami pekerjaan apa yang tidak termasuk, informasi atau akses apa yang harus disediakan oleh pengguna jasa, serta apakah penyedia jasa diperbolehkan menggunakan pihak ketiga atau subcontractor.

Jika pengguna jasa meminta pekerjaan tambahan, perjanjian perlu menetapkan prosedur perubahan ruang lingkup. Perubahan sebaiknya dikonfirmasi secara tertulis bersama dengan penyesuaian biaya, jadwal, dan hasil pekerjaan agar permintaan tambahan tidak menjadi sumber perselisihan.

Untuk menuangkan perubahan tersebut, baca panduan addendum perjanjian di Indonesia yang menjelaskan cara merumuskan perubahan klausul, pembayaran, tenggat, dan kewajiban yang masih berjalan.

Perjanjian sebaiknya menetapkan kapan pekerjaan dimulai, target penyelesaian, tahapan penting, dan jadwal penyerahan setiap hasil pekerjaan. Jika pelaksanaan bergantung pada data, persetujuan, akses, atau materi dari pengguna jasa, kewajiban tersebut juga perlu dicantumkan.

Kontrak harus menjelaskan bagaimana hasil pekerjaan diserahkan dan berapa lama pengguna jasa memiliki waktu untuk memeriksanya. Tanpa periode review yang jelas, penyedia jasa dapat menganggap pekerjaan telah selesai, sementara pengguna jasa masih menilai bahwa hasilnya belum sesuai.

Kriteria penerimaan sebaiknya dapat diukur dan dikaitkan dengan ruang lingkup atau spesifikasi yang telah disepakati. Jika hasil ditolak, pengguna jasa perlu menyampaikan alasan yang relevan, sedangkan kontrak harus menentukan apakah penyedia jasa berkewajiban melakukan perbaikan dan berapa kali revisi termasuk dalam biaya.

Perjanjian juga perlu mengatur konsekuensi apabila salah satu pihak menyebabkan keterlambatan. Perpanjangan jadwal, perubahan biaya, atau penerimaan otomatis karena tidak adanya tanggapan sebaiknya hanya berlaku jika mekanismenya telah dijelaskan secara tegas.

Perjanjian harus menjelaskan nilai jasa, mata uang yang digunakan, metode pembayaran, dan tanggal jatuh tempo. Jika pembayaran dilakukan secara bertahap, setiap termin sebaiknya dikaitkan dengan tahapan pekerjaan, penyerahan hasil, atau pencapaian yang dapat diverifikasi.

Perlu dijelaskan apakah nilai kontrak sudah termasuk pajak, biaya administrasi, perjalanan, pembelian material, penggunaan pihak ketiga, atau pengeluaran lainnya. Ketentuan yang tidak jelas dapat menyebabkan jumlah yang dibayar berbeda dari anggaran awal.

Kontrak juga sebaiknya menentukan pihak yang menerbitkan invoice, dokumen apa yang diperlukan sebelum pembayaran, dan apakah pengguna jasa berhak menahan sebagian pembayaran apabila hasil pekerjaan belum memenuhi kriteria yang disepakati.

Perlakuan pajak harus disesuaikan dengan jenis layanan, lokasi transaksi, dan status perpajakan masing-masing pihak. Karena itu, kontrak sebaiknya menjelaskan apakah pembayaran dilakukan secara bruto atau setelah pemotongan pajak, siapa yang bertanggung jawab melakukan pemotongan atau pemungutan yang berlaku, serta dokumen perpajakan apa yang harus diberikan.

Ketentuan mengenai pembayaran terlambat, penghentian sementara layanan, bunga, penalti, atau penggantian biaya juga perlu diperiksa agar konsekuensinya jelas dan proporsional.

Hasil pekerjaan dalam perjanjian jasa dapat mencakup desain, laporan, foto, video, perangkat lunak, database, strategi, materi pemasaran, atau dokumen lain yang memiliki nilai komersial. Kontrak perlu menjelaskan siapa yang memiliki hasil tersebut dan hak apa yang diberikan kepada pengguna jasa.

Kepemilikan sebaiknya dibedakan dari izin penggunaan. Perjanjian dapat mengatur pengalihan hak atau pemberian lisensi dengan batasan tertentu, termasuk tujuan penggunaan, wilayah, jangka waktu, hak untuk mengubah, dan hak untuk memberikan akses kepada pihak lain. Perlu ditentukan juga apakah hak tersebut berlaku sejak hasil dibuat atau setelah pembayaran diterima sepenuhnya.

Materi yang telah dimiliki salah satu pihak sebelum kontrak dimulai sebaiknya dipisahkan dari hasil yang dibuat khusus untuk proyek. Jika pekerjaan menggunakan materi, perangkat lunak, foto, font, atau teknologi milik pihak ketiga, kontrak perlu menjelaskan batas penggunaannya dan siapa yang bertanggung jawab memperoleh izin yang diperlukan.

Klausul kerahasiaan harus menjelaskan informasi apa yang dilindungi, siapa yang boleh mengaksesnya, untuk tujuan apa informasi dapat digunakan, dan berapa lama kewajiban tersebut tetap berlaku. Pengecualian untuk informasi yang sudah tersedia bagi publik atau wajib diungkapkan berdasarkan ketentuan yang berlaku juga perlu dipertimbangkan.

Apabila pelaksanaan jasa melibatkan data pribadi, perjanjian sebaiknya mengatur jenis data yang diproses, tujuan penggunaannya, akses, keamanan, penyimpanan, pengembalian, dan penghapusan data sesuai dengan peran masing-masing pihak dan peraturan yang berlaku.

Perjanjian perlu menjelaskan tindakan atau kelalaian apa yang dianggap sebagai wanprestasi. Contohnya dapat mencakup keterlambatan penyelesaian pekerjaan, hasil yang tidak sesuai dengan spesifikasi, keterlambatan pembayaran, pelanggaran kerahasiaan, atau penggunaan hasil pekerjaan di luar hak yang diberikan.

Sebelum kontrak diakhiri, pihak yang melakukan pelanggaran dapat diberikan pemberitahuan tertulis dan jangka waktu tertentu untuk memperbaiki pelanggaran tersebut. Namun, untuk pelanggaran yang serius atau tidak dapat diperbaiki, perjanjian dapat menetapkan konsekuensi yang berbeda.

Kontrak sebaiknya menentukan tindakan atau upaya hukum/kontraktual yang tersedia bagi pihak yang dirugikan. Upaya tersebut dapat berupa perbaikan pekerjaan, pengulangan layanan, penangguhan pelaksanaan, pengurangan biaya, pengembalian pembayaran, ganti rugi, atau pengakhiran kontrak, tergantung pada jenis dan dampak pelanggaran.

Ketentuan tanggung jawab perlu diperiksa secara proporsional. Para pihak sebaiknya memahami jenis kerugian yang dapat diminta, apakah terdapat batas tanggung jawab, keadaan yang dikecualikan dari batas tersebut, serta siapa yang menanggung klaim atau kerugian yang melibatkan pihak ketiga.

Perjanjian juga harus menjelaskan kondisi pengakhiran, periode pemberitahuan, pembayaran yang masih harus diselesaikan, dan kewajiban setelah kontrak berakhir. Hal tersebut dapat mencakup penyerahan pekerjaan yang telah selesai, pengembalian dokumen atau properti, penghapusan data, penghentian penggunaan informasi rahasia, dan bantuan selama proses transisi.

Perjanjian jasa tidak selalu dapat digunakan untuk menggantikan perjanjian kerja. Dalam ketentuan ketenagakerjaan Indonesia, hubungan kerja pada dasarnya memiliki unsur pekerjaan, upah, dan perintah. Karena itu, sifat hubungan tidak sebaiknya dinilai hanya berdasarkan judul dokumen.

Dalam hubungan jasa yang independen, penyedia jasa umumnya bertanggung jawab atas hasil tertentu dan memiliki tingkat kemandirian dalam menentukan cara pelaksanaan pekerjaan. Sebaliknya, dapat muncul risiko bahwa hubungan tersebut dianggap sebagai hubungan kerja apabila individu bekerja secara terus-menerus, menerima pembayaran berkala, mengikuti jam atau prosedur internal, dan menjalankan pekerjaan di bawah arahan langsung pengguna jasa.

Kontrak dapat menjelaskan bahwa penyedia jasa bertindak secara independen, tidak memiliki kewenangan untuk mengikat pengguna jasa, serta bertanggung jawab atas izin, pajak, tenaga kerja, dan peralatannya sendiri sesuai dengan struktur transaksi. Namun, klausul tersebut tidak boleh digunakan untuk menyamarkan hubungan yang dalam praktiknya memiliki karakteristik hubungan kerja.

Sebelum menggunakan perjanjian jasa untuk individu yang bekerja secara rutin dan berada di bawah arahan perusahaan, para pihak sebaiknya memeriksa apakah struktur tersebut benar-benar merupakan hubungan jasa atau seharusnya diatur sebagai hubungan kerja.

Perjanjian jasa sebaiknya menentukan hukum yang berlaku dan cara penyelesaian sengketa. Ketentuan tersebut menjadi semakin penting apabila para pihak berada di negara yang berbeda, layanan diberikan lintas batas, atau hasil pekerjaan digunakan di beberapa yurisdiksi.

Apabila perjanjian melibatkan lembaga swasta Indonesia atau warga negara Indonesia, Bahasa Indonesia wajib digunakan berdasarkan Pasal 26 Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2019. Jika terdapat pihak asing, perjanjian juga dapat dibuat dalam bahasa nasional pihak asing dan/atau bahasa Inggris.

Dalam kontrak bilingual, kedua versi harus disusun dan diperiksa secara konsisten. Perjanjian sebaiknya menjelaskan mekanisme interpretasi apabila terdapat perbedaan antara versi bahasa. Versi Bahasa Indonesia tidak seharusnya diperlakukan hanya sebagai terjemahan formal karena dokumen tersebut dapat menjadi penting ketika kontrak dilaksanakan atau sengketa diselesaikan di Indonesia.

Klausul sengketa dapat menetapkan tahapan seperti negosiasi, mediasi, arbitrase, atau pengadilan. Jika arbitrase dipilih, kontrak sebaiknya menentukan lembaga atau aturan arbitrase, tempat kedudukan arbitrase, bahasa proses, dan jumlah arbiter. Jika pengadilan dipilih, yurisdiksi yang disepakati harus dirumuskan secara jelas.

Para pihak juga perlu memastikan bahwa ketentuan mengenai hukum, bahasa, dan forum sengketa tidak saling bertentangan. Pilihan tersebut sebaiknya disesuaikan dengan lokasi para pihak, tempat pelaksanaan kewajiban, jenis transaksi, dan kemungkinan pelaksanaan putusan.

Banyak risiko dalam perjanjian jasa berasal dari ketentuan yang terlihat sederhana, tetapi tidak cukup jelas untuk diterapkan ketika terjadi masalah.

Beberapa kesalahan yang sering ditemukan antara lain:

• ruang lingkup hanya dijelaskan dengan istilah umum tanpa rincian layanan dan hasil pekerjaan;
• tidak ada jadwal, kriteria penerimaan, atau prosedur untuk meminta perbaikan;
• pembayaran tidak dikaitkan dengan tahapan pekerjaan atau penyerahan hasil;
• pajak, biaya tambahan, dan pengeluaran pihak ketiga tidak dialokasikan dengan jelas;
• kepemilikan hasil pekerjaan dan hak menggunakan materi tidak ditentukan;
• kewajiban kerahasiaan atau perlindungan data tidak sesuai dengan informasi yang diproses;
• tanggung jawab salah satu pihak terlalu luas atau tidak seimbang dengan nilai kontrak;
• kontrak dapat diakhiri tanpa pemberitahuan, kesempatan memperbaiki pelanggaran, atau aturan mengenai pembayaran dan serah terima;
• hubungan yang sebenarnya memiliki karakteristik hubungan kerja disusun sebagai perjanjian jasa;
• dan versi Bahasa Indonesia dan bahasa asing memiliki ketentuan yang berbeda atau tidak konsisten.

Sebelum kontrak ditandatangani, setiap klausul sebaiknya diperiksa bersama dengan lampiran, proposal, quotation, ruang lingkup pekerjaan, dan dokumen lain yang disebut sebagai bagian dari perjanjian. Risiko dapat tetap muncul apabila kontrak utama sudah jelas tetapi dokumen pendukungnya saling bertentangan.

Template dapat membantu menunjukkan struktur dasar perjanjian jasa, tetapi belum tentu sesuai dengan transaksi yang sebenarnya. Dokumen yang dibuat untuk satu jenis layanan dapat memiliki pembagian tanggung jawab, mekanisme pembayaran, hasil pekerjaan, dan risiko yang berbeda ketika digunakan untuk layanan lain.

Sebelum menggunakan template, para pihak perlu memeriksa apakah dokumen tersebut sesuai dengan identitas dan kewenangan para pihak, ruang lingkup jasa, jadwal, kriteria penerimaan, struktur pembayaran, pajak, hak kekayaan intelektual, kerahasiaan, tanggung jawab, serta prosedur pengakhiran yang benar-benar disepakati.

Template juga sering tidak mempertimbangkan lampiran teknis, proposal, quotation, kebijakan internal, atau kewajiban berdasarkan dokumen lain. Jika dokumen tersebut tidak diselaraskan, kontrak dapat memuat ketentuan yang saling bertentangan.

Semakin besar nilai transaksi, semakin kompleks layanan, atau semakin tinggi dampak kegagalan pekerjaan, semakin penting untuk menyesuaikan perjanjian dengan kebutuhan proyek. Dalam keadaan tersebut, review atau penyusunan kontrak secara khusus dapat membantu memastikan bahwa dokumen mencerminkan hubungan bisnis yang sebenarnya.

Perjanjian jasa adalah kontrak yang mengatur hubungan antara penyedia jasa dan pengguna jasa. Dokumen tersebut menjelaskan layanan yang diberikan, hasil pekerjaan, pembayaran, jangka waktu, tanggung jawab, pengakhiran, dan ketentuan lain yang relevan dengan transaksi.

Perjanjian jasa sebaiknya memuat identitas dan kewenangan para pihak, ruang lingkup layanan, hasil pekerjaan, jadwal, kriteria penerimaan, pembayaran, pajak, hak kekayaan intelektual, kerahasiaan, tanggung jawab, wanprestasi, pengakhiran, serta mekanisme penyelesaian sengketa.

Tidak setiap perjanjian jasa harus dibuat dalam bentuk akta notaris. Secara umum, perjanjian tertulis di bawah tangan dapat digunakan sepanjang memenuhi persyaratan yang berlaku dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Namun, akta notaris dapat dipertimbangkan untuk transaksi bernilai besar, hubungan jangka panjang, atau ketika bentuk tersebut diwajibkan oleh sifat transaksi atau ketentuan khusus.

Jika perjanjian melibatkan lembaga swasta Indonesia atau warga negara Indonesia, Bahasa Indonesia wajib digunakan. Apabila terdapat pihak asing, kontrak juga dapat dibuat dalam bahasa nasional pihak asing dan/atau bahasa Inggris. Setiap versi harus disusun secara konsisten dan mekanisme interpretasi jika terjadi perbedaan perlu dijelaskan.

Perjanjian jasa umumnya berfokus pada layanan atau hasil tertentu yang diberikan secara independen. Hubungan kerja memiliki unsur pekerjaan, upah, dan perintah. Penilaian tidak hanya bergantung pada judul dokumen, tetapi juga pada cara hubungan tersebut dijalankan dalam praktik.

Kepemilikan hasil pekerjaan bergantung pada jenis hasil, ketentuan hukum yang berlaku, dan isi kontrak. Perjanjian sebaiknya menjelaskan apakah hak dialihkan kepada pengguna jasa atau hanya diberikan melalui lisensi, kapan hak tersebut berlaku, dan apakah terdapat materi milik penyedia jasa atau pihak ketiga yang dikecualikan.

Dapat, apabila dasar dan prosedurnya diatur dalam kontrak atau diperbolehkan berdasarkan ketentuan yang berlaku. Perjanjian sebaiknya menjelaskan alasan pengakhiran, periode pemberitahuan, kesempatan memperbaiki pelanggaran, pembayaran yang masih harus diselesaikan, serta kewajiban penyerahan pekerjaan dan pengembalian data.

Idealnya, review dilakukan sebelum kontrak ditandatangani dan sebelum pembayaran atau pekerjaan dimulai. Review juga sebaiknya dilakukan ketika ruang lingkup, harga, jadwal, pihak, atau risiko transaksi berubah dan memerlukan addendum atau perjanjian baru.

Untuk memahami pemeriksaan kontrak dan risiko dalam jenis perjanjian lain, baca juga:

• Review Kontrak di Indonesia
• Perjanjian Kerja Sama di Indonesia
• Perjanjian Sewa Properti di Bali