Addendum Perjanjian di Indonesia: Cara Mengubah Kontrak dan Klausul Penting

Addendum perjanjian adalah dokumen tambahan yang digunakan para pihak untuk mencatat perubahan atau penambahan ketentuan dalam perjanjian yang sudah ada. Dokumen ini perlu menunjukkan dengan jelas kontrak yang dirujuk, ketentuan yang diubah, dan kapan perubahan mulai berlaku.

Dalam kegiatan bisnis, kebutuhan perubahan sering muncul setelah kontrak ditandatangani. Sebagai contoh, pelanggan meminta pekerjaan tambahan, penyedia jasa membutuhkan perpanjangan waktu, atau para pihak menyepakati jadwal pembayaran baru.

Dalam praktik bisnis, istilah addendum kontrak juga sering digunakan untuk merujuk pada perubahan atau penambahan ketentuan dalam perjanjian yang telah dibuat sebelumnya.

Addendum dapat digunakan untuk mengatur perubahan seperti:

• harga atau nilai kontrak;
• tahapan dan jadwal pembayaran;
• jangka waktu atau tenggat penyelesaian;
• lingkup pekerjaan dan hasil yang harus diserahkan;
• pembagian tanggung jawab;
• lampiran atau spesifikasi teknis.

Misalnya, perjanjian jasa awal mencakup pembuatan situs web dengan lima halaman. Pelanggan kemudian meminta fitur pemesanan dan pembayaran online. Perubahan tersebut sebaiknya menjelaskan bukan hanya tambahan biaya, tetapi juga hasil pekerjaan, jadwal penyelesaian, dan kriteria penerimaannya.

Sebelum menyusun addendum, periksa ketentuan perubahan dalam kontrak awal, termasuk bentuk dokumen, persetujuan, dan kewenangan penandatangan yang diperlukan.

Pasal 1338 KUHPerdata menegaskan bahwa perjanjian yang dibuat secara sah mengikat para pihak dan harus dilaksanakan dengan itikad baik. Dalam menyusun addendum, para pihak perlu memastikan bahwa perubahan benar-benar disepakati, memenuhi syarat sah perjanjian, dan mengikuti ketentuan khusus yang berlaku untuk transaksi tersebut.

Tujuannya adalah memastikan para pihak memiliki acuan tertulis yang sama. Addendum yang hanya menyatakan “ketentuan berubah sesuai kesepakatan” tanpa merinci perubahan justru dapat menimbulkan perbedaan penafsiran.

Pilihan antara addendum dan perjanjian baru sebaiknya mengikuti luasnya perubahan serta kemudahan membaca keseluruhan kesepakatan. Tidak semua perubahan memerlukan kontrak baru, tetapi menambahkan banyak addendum juga dapat membuat hubungan antar dokumen sulit dipahami.

Addendum dapat menjadi pilihan praktis ketika perubahan terbatas dan ketentuan utama kontrak masih sesuai, misalnya:

• memperpanjang tenggat penyelesaian pekerjaan;
• menyesuaikan harga untuk tambahan pekerjaan tertentu;
• mengubah jadwal pembayaran;
• mengganti spesifikasi dalam satu lampiran.

Sebaliknya, pertimbangkan penyusunan ulang perjanjian apabila banyak ketentuan saling terkait berubah, model kerja sama berganti, atau rangkaian addendum sebelumnya sudah menimbulkan ketidakjelasan. Tujuannya agar para pihak dapat memahami hak dan kewajiban tanpa harus membandingkan banyak dokumen.

Sebagai contoh, perubahan satu tanggal penyerahan mungkin cukup dituangkan dalam addendum. Namun, jika proyek berubah dari pembuatan situs web menjadi pengelolaan platform selama beberapa tahun, lingkup pekerjaan, pembayaran, kepemilikan hasil kerja, tanggung jawab, dan pengakhiran perlu ditinjau bersama.

Jika memilih perjanjian baru, jelaskan hubungannya dengan kontrak lama. Tentukan ketentuan yang diganti serta bagaimana pembayaran tertunggak, pekerjaan yang sudah diterima, dan kewajiban yang masih berjalan akan ditangani.

Perubahan pihak dalam kontrak juga memerlukan pemeriksaan tersendiri. Mengganti nama perusahaan dengan badan usaha lain dapat menyangkut pengalihan hak dan kewajiban, bukan sekadar pembaruan identitas.

Apa pun bentuk dokumennya, pastikan perubahan tidak meninggalkan dua ketentuan yang bertentangan atau membuat kewajiban sebelumnya menjadi tidak jelas.

Addendum perlu menunjukkan secara jelas perjanjian yang menjadi acuannya. Nama dokumen saja belum tentu cukup, terutama jika para pihak memiliki beberapa kontrak atau proyek yang berjalan bersamaan.

Cantumkan informasi yang membantu mengidentifikasi dokumen tersebut:

• judul dan nomor perjanjian, jika ada;
• tanggal penandatanganan;
• nama para pihak;
• proyek atau objek perjanjian;
• addendum sebelumnya yang berkaitan dengan perubahan.

Selanjutnya, sebutkan pasal, ayat, atau lampiran yang diubah. Bedakan apakah ketentuan tersebut diganti seluruhnya, ditambah, atau dihapus. Hindari rumusan umum seperti “ketentuan pembayaran disesuaikan” tanpa menjelaskan bagian yang dimaksud dan isi penggantinya.

Sebagai contoh, jika Pasal 4 ayat (2) mengatur pembayaran dalam dua tahap dan para pihak menyepakati tiga tahap, tuliskan ketentuan penggantinya secara lengkap. Jelaskan jumlah atau persentase setiap pembayaran, pemicu pembayaran, dan tenggatnya agar pembaca tidak perlu menebak bagian mana dari ketentuan lama yang masih berlaku.

Periksa pula rujukan silang. Perubahan jadwal pembayaran mungkin memengaruhi ketentuan penyerahan pekerjaan, keterlambatan, atau pengakhiran. Mengubah satu pasal tanpa memeriksa pasal terkait dapat menciptakan pertentangan dalam kontrak.

Jika perubahan terdapat dalam lampiran, beri identitas yang jelas pada versi penggantinya dan nyatakan apakah lampiran lama diganti seluruhnya atau hanya sebagian. Pastikan kedua pihak menyimpan lampiran final yang sama.

Terakhir, jelaskan bahwa ketentuan lain yang tidak diubah tetap berlaku. Jika terdapat pertentangan antara addendum dan kontrak awal, tentukan ketentuan yang menjadi acuan untuk bagian yang diubah.

Ketika harga berubah, addendum sebaiknya menjelaskan apakah angka yang dicantumkan merupakan tambahan biaya atau nilai total kontrak setelah perubahan. Perbedaan ini penting agar para pihak tidak menghitung tagihan dengan dasar yang berbeda.

Sebagai contoh, nilai kontrak awal adalah Rp50 juta dan tambahan pekerjaan disepakati sebesar Rp10 juta. Nyatakan bahwa nilai total setelah perubahan menjadi Rp60 juta. Jika pelanggan sudah membayar Rp20 juta, jelaskan bagaimana pembayaran tersebut diperhitungkan terhadap nilai baru.

Untuk perubahan harga dan pembayaran, periksa:

• nilai kontrak sebelum dan sesudah perubahan;
• pekerjaan atau komponen yang menjadi dasar penyesuaian;
• pembayaran yang sudah diterima dan sisa kewajiban;
• jadwal serta pemicu pembayaran berikutnya;
• perlakuan pajak dan dokumen penagihan yang relevan;
• biaya tambahan yang memerlukan persetujuan terlebih dahulu.

Jika pembayaran dikaitkan dengan tahapan pekerjaan, jelaskan hasil yang harus diserahkan dan cara penerimaannya. Rumusan “dibayar setelah pekerjaan selesai” dapat menimbulkan perbedaan penafsiran apabila lingkup pekerjaan juga berubah.

Perubahan jadwal pembayaran perlu menjelaskan nasib tagihan yang sudah jatuh tempo. Jangan membiarkan ketidakjelasan apakah tenggat baru hanya berlaku untuk pembayaran berikutnya atau juga mencakup tunggakan sebelumnya.

Periksa pula ketentuan keterlambatan yang terkait. Apabila para pihak menyepakati penundaan pembayaran, tentukan apakah denda atau konsekuensi keterlambatan sebelumnya tetap berlaku, disesuaikan, atau diselesaikan melalui kesepakatan tersendiri.

Pastikan angka, persentase, dan jumlah seluruh tahapan pembayaran konsisten. Cocokkan addendum dengan penawaran, rincian biaya, serta lampiran yang digunakan sebagai dasar penagihan.

Penambahan pekerjaan sering memengaruhi lebih dari sekadar harga. Perubahan juga dapat menggeser jadwal, menambah kebutuhan dokumen atau akses, serta mengubah cara hasil pekerjaan diperiksa dan diterima.

Karena itu, hindari rumusan seperti “penyedia menyelesaikan seluruh kebutuhan tambahan pelanggan”. Uraikan pekerjaan yang ditambahkan, dikurangi, atau diganti, berikut batasannya.

Hal yang perlu diperjelas meliputi:

• hasil pekerjaan yang harus diserahkan;
• spesifikasi atau standar yang digunakan;
• pekerjaan yang tidak termasuk dalam perubahan;
• tahapan dan tanggal penyelesaian;
• dokumen, akses, atau persetujuan yang harus disediakan pelanggan;
• prosedur pemeriksaan, revisi, dan penerimaan hasil.

Sebagai contoh, penambahan fitur pembayaran online pada proyek situs web mungkin memerlukan akun layanan pembayaran, data perusahaan, dan pengujian transaksi. Addendum sebaiknya membedakan tanggung jawab pengembang dari langkah yang harus dilakukan pelanggan atau pihak ketiga.

Jika tenggat diperpanjang, sebutkan tanggal baru dan tahapan yang terdampak. Jelaskan apakah perubahan hanya berlaku untuk pekerjaan tambahan atau juga menggeser penyerahan pekerjaan awal. Bila jadwal bergantung pada dokumen atau persetujuan pelanggan, tentukan cara mencatat keterlambatan dan menyepakati penyesuaiannya.

Perpanjangan waktu juga perlu menjelaskan penanganan keterlambatan yang sudah terjadi. Para pihak sebaiknya menyatakan apakah denda, tuntutan, atau kewajiban terkait periode sebelumnya tetap dipertahankan atau diselesaikan melalui addendum.

Terakhir, cocokkan jadwal baru dengan tahapan pembayaran dan kriteria penerimaan. Ketiganya perlu merujuk pada hasil pekerjaan yang sama agar tidak muncul tagihan yang jatuh tempo sebelum tahapan terkait dapat diperiksa.

Tanggal penandatanganan menunjukkan kapan addendum ditandatangani, sedangkan tanggal berlaku menentukan sejak kapan perubahan diterapkan. Keduanya perlu ditulis secara jelas, terutama jika pekerjaan atau pembayaran sudah berjalan.

Jangan mengubah tanggal penandatanganan agar dokumen terlihat telah ditandatangani lebih awal. Jika para pihak ingin mengatur periode sebelum penandatanganan, jelaskan maksud tersebut secara terbuka dan periksa akibatnya terhadap kewajiban yang sudah timbul.

Sebagai contoh, para pihak menandatangani addendum pada 15 Oktober dan menyepakati harga baru untuk pekerjaan mulai 1 November. Tegaskan bahwa pekerjaan sebelum tanggal tersebut tetap dihitung berdasarkan ketentuan yang disepakati untuk periode sebelumnya.

Hal yang perlu diperiksa meliputi:

• tanggal mulai berlakunya setiap perubahan;
• pekerjaan yang sudah dilakukan atau diterima;
• tagihan yang sudah diterbitkan dan pembayaran yang sudah dilakukan;
• keterlambatan atau tuntutan yang masih belum diselesaikan;
• syarat yang harus dipenuhi sebelum perubahan diterapkan.

Jika harga baru dimaksudkan untuk mencakup pekerjaan yang sudah dilakukan, identifikasi pekerjaan tersebut dan cara menghitung penyesuaiannya. Periksa juga apakah dokumen penagihan atau administrasi terkait perlu diperbarui.

Apabila perubahan baru berlaku setelah persetujuan, pembayaran, atau kondisi tertentu terpenuhi, sebutkan kondisi tersebut dan bagaimana pemenuhannya dikonfirmasi.

Periksa pula status kontrak awal. Jika masa berlakunya sudah berakhir, jangan langsung menganggap addendum perpanjangan menyelesaikan seluruh persoalan. Tinjau pekerjaan selama jeda waktu, kewajiban yang masih berjalan, dan apakah bentuk kesepakatan lain lebih sesuai.

Sebelum addendum ditandatangani, pastikan pihak yang menyetujui perubahan memiliki kewenangan untuk mengikat pihak yang diwakilinya. Orang yang membahas harga atau mengelola pekerjaan sehari-hari belum tentu berwenang menandatangani perubahan kontrak.

Mulailah dengan memeriksa ketentuan dalam perjanjian awal mengenai perubahan, pemberitahuan, dan penandatanganan. Setelah itu, cocokkan identitas para pihak dengan dokumen yang berlaku.

Khusus untuk Perseroan Terbatas (PT), Pasal 98 dan Pasal 103 UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas mengatur kewenangan Direksi dalam mewakili perseroan, termasuk di dalam maupun di luar pengadilan. Pasal 103 mengatur kemungkinan pemberian kuasa kepada pihak lain untuk melakukan tindakan hukum tertentu atas nama perseroan. Karena itu, sebelum addendum ditandatangani, penting untuk memastikan bahwa pihak yang menandatangani memiliki kewenangan yang sah, termasuk berdasarkan anggaran dasar atau surat kuasa apabila penandatangan bukan Direksi.

Untuk pihak berbentuk perusahaan, pemeriksaan dapat mencakup:

• nama resmi dan identitas badan usaha;
• nama serta jabatan penandatangan;
• dokumen yang menjadi dasar kewenangannya;
• pembatasan kewenangan atau persetujuan internal yang relevan;
• cakupan dan masa berlaku surat kuasa, apabila digunakan.

Sebagai contoh, manajer proyek menyetujui tambahan pekerjaan melalui email. Sebelum kesepakatan tersebut dituangkan dalam addendum, pastikan siapa yang berwenang menyetujui tambahan biaya dan menandatangani dokumen atas nama perusahaan.

Jika penandatangan berbeda dari kontrak awal, periksa dasar kewenangan orang yang baru. Pergantian penandatangan juga perlu dibedakan dari pergantian pihak: perubahan direktur tidak sama dengan penggantian perusahaan yang menjadi pihak dalam kontrak.

Untuk kontrak yang melibatkan lebih dari dua pihak, tinjau siapa saja yang hak atau kewajibannya terdampak serta persetujuan yang diperlukan menurut kontrak dan ketentuan yang berlaku.

Terakhir, pastikan setiap pihak menyetujui versi dokumen dan lampiran yang sama. Simpan addendum yang telah ditandatangani bersama kontrak awal serta perubahan sebelumnya agar seluruh kesepakatan dapat ditelusuri dengan jelas.

Addendum dapat dibuat dan ditandatangani secara elektronik sepanjang memenuhi ketentuan hukum yang berlaku dan para pihak dapat dibuktikan telah memberikan persetujuan. Periksa metode tanda tangan elektronik, identitas pihak yang menandatangani, integritas dokumen, serta bukti waktu dan proses penandatanganan. Untuk transaksi tertentu, periksa pula apakah terdapat persyaratan khusus mengenai bentuk dokumen atau penandatanganan.

Addendum yang singkat tetap perlu diperiksa bersama kontrak awal dan seluruh lampirannya. Kesalahan sering muncul ketika perubahan terlihat jelas bagi tim yang bernegosiasi, tetapi tidak dapat dipahami dengan cara yang sama oleh orang yang membaca dokumennya kemudian.

Beberapa kesalahan yang perlu dihindari adalah:

• Hanya merujuk pada percakapan tanpa merinci kesepakatan. Kalimat “sesuai pembahasan melalui WhatsApp” belum menjelaskan perubahan mana yang akhirnya disetujui;
• Mengubah satu pasal tanpa memeriksa ketentuan terkait. Penyesuaian tenggat dapat memengaruhi pembayaran, penerimaan pekerjaan, dan konsekuensi keterlambatan;
• Menggunakan angka yang tidak konsisten. Nilai total, tambahan biaya, pembayaran sebelumnya, dan sisa tagihan harus dapat dihitung dengan dasar yang sama;
• Melampirkan versi dokumen yang berbeda. Penawaran atau spesifikasi dengan nama file serupa dapat memuat rincian yang tidak sama;
• Menyalin klausul yang terlalu luas. Rumusan bahwa seluruh kewajiban sebelumnya telah selesai dapat bertentangan dengan adanya tagihan, pekerjaan, atau tuntutan yang masih belum diselesaikan;
• Tidak menjelaskan hubungan dengan addendum sebelumnya. Pembaca perlu mengetahui ketentuan mana yang masih berlaku dan mana yang telah diganti.

Sebagai contoh, para pihak hanya ingin memperpanjang waktu pekerjaan, tetapi menggunakan template yang juga memuat pernyataan bahwa tidak ada lagi tuntutan di antara mereka. Pernyataan tersebut perlu diperiksa karena cakupannya dapat melampaui perubahan jadwal yang sebenarnya dimaksudkan.

Sebelum menandatangani, baca seluruh dokumen sebagai satu rangkaian. Pastikan addendum mencatat perubahan yang disepakati tanpa memasukkan penyelesaian kewajiban, pelepasan tuntutan, atau perubahan tanggung jawab yang belum dibahas.

Sebelum menandatangani, baca addendum bersama perjanjian awal dan seluruh perubahan sebelumnya.

Gunakan enam kelompok pemeriksaan berikut:

1. Perjanjian yang dirujuk
Pastikan judul, nomor, tanggal, para pihak, dan lampiran mengidentifikasi kontrak yang benar. Periksa juga hubungan dengan addendum sebelumnya.

2. Ketentuan yang diubah
Sebutkan pasal atau lampiran yang diganti, ditambah, atau dihapus. Pastikan rumusan baru lengkap dan ketentuan lain yang tetap berlaku dapat dikenali.

3. Harga dan pembayaran
Cocokkan nilai total, tambahan biaya, pembayaran yang sudah diterima, serta sisa kewajiban. Periksa jadwal pembayaran dan penanganan tagihan yang sudah jatuh tempo.

4. Pekerjaan dan jadwal
Pastikan lingkup pekerjaan, hasil yang harus diserahkan, tenggat, dan kriteria penerimaan saling sesuai. Jelaskan ketergantungan pada dokumen atau persetujuan pihak lain.

5. Tanggal berlaku dan kewajiban sebelumnya
Bedakan tanggal penandatanganan dari tanggal berlakunya perubahan. Jelaskan penanganan pekerjaan, pembayaran, keterlambatan, atau tuntutan dari periode sebelumnya.

6. Persetujuan dan dokumen final
Periksa kewenangan penandatangan dan persetujuan yang diperlukan. Pastikan semua pihak menandatangani versi yang sama beserta lampiran yang tepat.

Jika ada bagian yang masih berbeda antara hasil negosiasi dan dokumen, selesaikan perbedaannya sebelum penandatanganan. Simpan kontrak awal, seluruh addendum, dan lampiran final dalam satu arsip yang mudah ditelusuri.

Addendum mencatat perubahan atau penambahan pada perjanjian yang sudah ada. Perjanjian baru dapat dipertimbangkan ketika perubahan menyeluruh atau hubungan kerja sama perlu disusun ulang. Jika menggunakan perjanjian baru, jelaskan hubungannya dengan kontrak sebelumnya serta penanganan kewajiban yang masih berjalan.

Untuk perubahan terbatas, biasanya cukup mengidentifikasi pasal yang diubah dan menuliskan ketentuan penggantinya secara lengkap. Periksa juga pasal terkait dan jelaskan bahwa ketentuan lain tetap berlaku. Jika perubahan tersebar di banyak bagian, penyusunan ulang dokumen dapat membantu menghindari pertentangan.

Perubahan harga dan jadwal pembayaran dapat dituangkan dalam addendum sesuai kesepakatan para pihak dan ketentuan yang berlaku. Jelaskan nilai total setelah perubahan, pembayaran yang sudah diterima, sisa tagihan, serta tenggat berikutnya. Tentukan pula penanganan tagihan yang sudah jatuh tempo.

Jangan menganggap perpanjangan waktu otomatis menghapus denda atau tuntutan terkait keterlambatan sebelumnya. Periksa kontrak awal dan rumuskan secara tegas apakah konsekuensi tersebut tetap berlaku, disesuaikan, atau diselesaikan melalui addendum.

Tanggal penandatanganan dan tanggal berlakunya perubahan perlu dibedakan secara jelas. Jika perubahan dimaksudkan mencakup periode sebelum penandatanganan, identifikasi pekerjaan dan kewajiban yang terdampak serta periksa akibat hukumnya. Jangan mengubah tanggal penandatanganan agar dokumen terlihat telah ditandatangani lebih awal.

Periksa terlebih dahulu ketentuan berakhirnya kontrak, kewajiban yang masih berjalan, dan pekerjaan yang dilakukan selama jeda waktu. Jangan langsung menganggap addendum perpanjangan menyelesaikan seluruh persoalan. Bentuk kesepakatan yang sesuai perlu ditentukan berdasarkan kondisi kontrak dan perubahan yang dimaksud.

Penandatangan harus memiliki kewenangan untuk mewakili perusahaan dalam perubahan tersebut. Periksa jabatan, dokumen perusahaan, persetujuan internal yang relevan, dan surat kuasa apabila digunakan. Orang yang menjadi kontak utama atau mengelola proyek belum tentu berwenang mengikat perusahaan.

Template dapat menjadi titik awal, tetapi perlu disesuaikan dengan kontrak awal, perubahan yang disepakati, dan addendum sebelumnya. Periksa terutama klausul tentang kewajiban lama, pelepasan tuntutan, tanggal berlaku, serta urutan dokumen jika terdapat pertentangan. Jangan memasukkan ketentuan yang belum dibahas hanya karena tercantum dalam template.